Genel

Microsoft Word DOSYA İŞLEMLERİ


DOSYA İŞLEMLERİ

Bilgisayarda yaptığımız çalışmaların kayıt edilerek saklı kalmasını sağlayan yapılar
dosyalardır. Word programında da yaptığımız çalışmaları dosya olarak kayıt edilir. Word
programında oluşturulan dosyalar DOC (Word 2007’ye kadar olanlar) ya da DOCX (Word
2007 ve Word 2010) uzantılıdır. Bilgisayarlarımızda bu uzantılara sahip dosyalar aynı
zamanda Word simgesi görünümüne sahiplerdir ve bu dosyalar Word programı vasıtasıyla
oluşturulmuştur. Word programında oluşturulan dosya için “Word dosyası” ya da “Word
belgesi” ifadesi kullanılır.
Dosya menüsünde (Şekil 3.8) dosya işlemlerini gerçekleştirdiğimiz komutlar, dosya
hakkında bilgiler ve izinler görülmektedir.

Kaydet: Yeni bir dosya açarak yaptığımız çalışmaları kaydetmemiz gerekebilir.
Daha önce oluşturulmuş bir dosyayı açarak değişiklik yaptıktan sonra yine
kaydetmemiz gerekebilir. Bu durumda kaydet komutu kullanılır. Kayıt işlemi şu 3
yoldan biriyle gerçekleştirilebilir:
a. Dosya menüsünden Kaydet tıklanır.
b. Hızlı erişim araç çubuğundaki kaydet butonuna ( ) tıklanır.
c. Klavyeden Ctrl-S kısayol tuşlarına basılır.

İlk kez kayıt yaparken ekrana Şekil 3.9’da görülen Farklı Kaydet iletişim penceresi ekrana
gelecektir. Bu pencerede yapmamız gereken adımlar şöyledir:
a. Dosyanın kaydedileceği konum belirlenir.
b. Dosyaya verilecek ad yazılır.
c. Kaydet düğmesi tıklanır.
Bir dosyayı değişiklik yaptıktan sonra ikinci kez ve daha sonraki kayıtlarda dosya için
kayıt yeri ve dosya adı vermemize gerek yoktur. Bu bilgiler sadece ilk kayıt aşamasında
girilir.

UYGULAMA 1:
Bilgisayarımızın masaüstü alanında “deneme.docx” adlı bir Word dosyası oluşturmak
istiyoruz.
Uygulamayı gerçekleştirmek için şu adımları izleyin:
1. Word programını başlatın.
2. Çalışma sayfası alanında ilk satıra “deneme” yazın.
3. Dosya menüsünden Kaydet seçeneğini tıklayın.
4. Ekrana gelen Farklı Kaydet iletişim penceresindeki sol bölmeden kayıt yeri olarak
masaüstü seçeneğini işaretleyin.
5. Dosya adı alanına “deneme.docx” adı kendiliğinden yerleşmiştir. Bunun nedeni,
Word programı ilk satırı başlık olarak kabul eder ve dosyaya en uygun isim olarak
bu başlığı önerir. Eğer farklı bir isim vermek istiyorsanız dosya adı alanında çıkan
ifadeyi silerek kendi önerdiğiniz dosya adını yazabilirsiniz. Bu alana dosya adı
yazarken dosya uzantısını yazmasanız bile program tarafından “docx” uzantısı
atanır.
6. Son olarak Kaydet düğmesi tıklanır.
7. Oluşturduğunuz deneme.docx isimli Word dosyasını masaüstü alanında görebilir ve
çalıştırabilirsiniz.

Farklı Kaydet: Farklı kaydet seçeneği genellikle daha önce kaydedilmiş bir Word
dosyasını farklı bir konuma ya da farklı bir isimle kaydetmeyi sağlar. Bir dosyayı
kaydedip değişiklikler yaptıktan sonra tekrar kaydet seçeneğini tıkladığımızda kayıt
yeri ve dosya adı sormadan önceki kaydın üzerine kaydederek dosyayı
güncelleyecektir. Ancak dosya yapılan değişikliklerden sonra farklı bir isimle
(örneğin “deneme1.docx” adıyla) ya da farklı bir konuma (örneğin Bilgisayarım
simgesi içerisindeki C sürücüsüne) kaydedilecekse Dosya menüsünde Farklı
Kaydet seçeneği tıklanır. Ekrana yine Şekil 3.9’da görmüş olduğumuz Farklı
Kaydet iletişim penceresi gelecektir.

Not: Bir sürücü ya da klasör içerisinde aynı türde ve aynı isimde iki dosya olamaz.
Dosyalara isim verirken bu kurala dikkat etmeliyiz.

 Aç: Kayıtlı bir Word dosyasını açmak için kullanılan seçenektir. Dosya
menüsünden Aç seçeneği tıklandığı zaman Şekil 3.10.’daki iletişim penceresi
ekrana gelir. Klavyeden Ctrl-O tuşları da aynı görevi yapmaktadır.


 Kapat: Ekranda olan Word dosyasını kapatır. Program ya da diğer Word dosyaları
kapanmaz.

Bilgi: Dosya sekmesi tıklandığında ekrana gelen görüntü (Şekil 3.11) Bilgi
menüsüne aittir. Üzerinde çalışılan Word dosyasıyla ilgili bir takım izin ve
değişiklikler Bilgi seçeneği içerisindeki düğmelerden (İzinler Paylaşıma Hazırla ve
Sürümler) gerçekleştirilebilir. Bilgi penceresinin sağ tarafında ise dosya ile ilgili
boyut, sayfa sayısı, oluşturma ve değiştirme tarihleri ve yazan kişiye ait bilgiler
listelenmektedir.


İzinler: İzinler düğmesi tıklandığında Şekil 3.12’de görülen liste ekrana gelir. Bu
seçenek, izin, koruma ve güvenlik gibi işlemleri içermektedir.


Son Olarak İşaretle: Belgenin düzenlemeye kapatılması için bu seçenek işaretlenerek
onaylandığında belge sadece okunur hale dönüşür. Bu işlemi yaptıktan sonra İzinler
alanında Şekil 3.13’deki ifade belirir.


Son olarak işaretlenen dosyanın çalışma sayfası üzerindeki iş çubuğunda yeniden
düzenleme için onay düğmesi görülmektedir. Bu düğme onaylandıktan sonra dosya tekrar
düzenlemeye açılır. Bunun yanında İzinler seçeneğindeki “Son Olarak İşaretle” tekrar
tıklanırsa dosya yeniden düzenlemeye açılır.


Parola ile Şifrele: Bu seçenek belgenin güvenliği açısından parola verilmesini sağlar.
Sadece parolayı bilenlerin dosyayı açması sağlanmış olur. Eğer parola iptal edilmek
istenirse aynı seçenekten parolayı silmek gerekir.

Düzenlemeyi Kısıtla: Başka kullanıcıların belge üzerinde yapacağı değişiklik türleri
belirlenebilir ve kısıtlanabilir.

Kişilere Göre İzinleri Kısıtla: Bilgisayarda kayıtlı kullanıcılara göre düzenleme,
kopyalama ve yazdırma gibi işlemlere izinler verilebilir ya da kısıtlanabilir.

Dijital İmza Ekle: Hazırlanan belgelere görünmeyen dijital imza ekleyerek belgenin
bütünlüğü sağlanır ve belgeyi hazırlayanın imzasını taşır. Şekil 3.15’de dijital imza
eklenmiş bir belge görülmektedir. Durum çubuğuna yerleşen simge belgenin imzaya sahip
olduğunu gösterir. Bu simgeyi tıklayınca sağ tarafta görülen açılan imzalar bölmesinde
imzanın kime ait ve belgenin hazırlandığı tarih görüntülenir. Belgede değişiklik için
düzenlemeye açıldığı takdirde imza kaldırılır.

Paylaşıma Hazırla: Belgeyi paylaşmadan önce içerik denetlemesi gerçekleştirmek
için bu seçenek kullanılır.


Belgeyi İncele: Belgede gizli özellikler ya da kişisel bilgiler bulunup bulunmadığını
denetler. Belgeyi İncele tıklandıktan sonra Şekil 3.17’de görülen Belge Denetçisi ekrana
gelir. Denetlenmesi istenilen özellikler seçilerek denetleme işlemi başlatılır.

Erişilebilirliği Denetle: Belge içeriğinde engelli kişilerin okuma güçlüğü çekebileceği
bilgilerin olup olmadığını denetlemek için bu seçenek kullanılır. Ekrana gelen inceleme
sonuçları görev bölmesinde (Şekil 3.18) güçlük çekilen karakter sayısını gösterir.

Şekil 3. 18. Erişilebilirliği Denetleme Penceresi

Uyumluluğu Denetle: Word 2010 ile yaptığımız çalışmalar içerisinde önceki sürümlerin
desteklemediği özelliklerin olup olmadığını denetlemek için bu seçenek kullanılır. Ekrana
gelen uyumluluk denetçisi penceresinden (Şekil 3.19) önceki Word sürümleri seçilerek
denetleme gerçekleştirilir. Dosyayı kaydederken uyum sorunu olan özelikler için uyarı
verecektir.


Sürümler: Dosyanızı kaydetmeden kapatırsanız ya da üzerinde çalıştığınız
dosyayı önceki sürümünde gözden geçirmek veya bu sürüme dönmek istenirse bu seçenek
kullanılır ve kaydedilmemiş belgeler kurtarılır ya da silinir. Şekil 3.20’de Sürümler listesi
görünmektedir.


Kaydedilmemiş Belgeleri Kurtar: Yanlışlıkla dosyanızı kaydetmeden kapattığınız
durumda, dosyayı bir sonraki açışta Şekil 3.21’de görüldüğü gibi iş çubuğun uyarı gelir. İş
çubuğu üzerindeki bu düğmeler kullanılarak dosya önceki sürümlerle karşılaştırılır ya da
geri yüklenebilir.


Tüm Kaydedilmemiş Belgeleri Sil: Word programı tarafından kaydedilerek kurtarma
olanağı sunan bu dosyaları tümüyle silmek için bu seçenek kullanılabilir. Bu seçenek
tıklandıktan sonra ekrana gelen onay penceresinde Evet tıklanarak dosyaları silme için
onay verilebilir.

En son: Word programında açılarak üzerinde çalışılan son dosyaların listelendiği
seçenektir. Şekil 3.22’de Son Belgeler listesinde en üstte bulunan dosya en son
açılandır. Sağ taraftaki Son Yerler listesi ise bu dosyaların bilgisayarda kayıtlı
olduğu konumları göstermektedir.

 Yeni: Yeni bir dosya açmak için kullanılır. Klavyeden Ctrl-N kısayol tuşlarına
basılarak da yeni bir dosya açılabilir. Bu işlem her tekrarlandığında yeni bir dosya
açılır ve yapılan çalışmalar bu dosyalara kaydedilir. Dosya menüsündeki Yeni
seçeneğinin görünümü Şekil 3.23’deki gibidir.


Yeni seçeneğinde kullanılabilir şablonlar başlığı altında dosya türleri görülmektedir.
Standart çalışmalar için “Boş belge” düğmesi tıklanarak boş bir dosyanın açılması sağlanır.
Sadece metin, grafik, tablo, şekil çalışmaları değil değişik amaçlar için kullanılan şablon
(Ajanda, broşür, davetiye, vb.) çeşitleriyle de çalışılabilir. Buradan çalışmak istediğiniz
şablonu seçerek üzerinde çalışmalar yapabilirsiniz. Böylece dosyada yapılan işlemler
şablon olarak kalacak ve kaydedilecektir. Yeni açılan her dosyadaki çalışmalarımızın saklı
kalması için kaydet seçeneği ile kaydetmemiz gerekir.

Yazdır: Word programında yapılan çalışmaları yazıcıya göndererek kâğıda
aktarmak için kullanılan seçenektir. Dosya menüsünden “Yazdır” veya klavyeden
Ctrl-P kısayol tuşları Şekil 3.24’de görülen “Yazdır” ekranını açar.


Yazdır: Yazdırma işlemini gerçekleştiren düğmedir.
Kopya: Yazdırılacak kopya sayısı belirlenir.
Yazıcı: Yazdırma işlemi için kullanılacak yazıcı seçilir. Eğer bilgisayarımıza birden fazla
yazıcı bağlı veya tanıtılmış ise bu seçenekten diğer yazıcıları da seçerek kullanabiliriz.
Ayarlar: Yazdırma alanının belirlendiği listedir. Açılan listeden bütün çalışma sayfalarını
(Tüm Sayfaları Yazdır), işaretlenen alanı (Seçimi Yazdır), sadece ekranda olan sayfayı
(Geçerli Sayfayı Yazdır) ve belirlenen sayfa aralığındaki (Özel Aralığı Yazdır) sayfaları
yazdırabiliriz.
Tek Yüze Yazdır: Tek yüze ya da iki yüze çıktı almak için kullanılan seçenektir.
Harmanlanmış: Kopya sayısı artırıldığında yazdırma şekli sıralı veya harmanlanmış
olarak belirlenebilir.
Dikey Yönlendirme: Çalışma alanını kâğıda yatay veya dikey olarak aktarmak
mümkündür. Yatay/Dikey yönlendirme bu seçenekle yapılır.
A4: Kâğıt türünü gösteren seçenektir. Standart olarak Word çalışma alanı a4 kâğıdı
boyutundadır. Ancak çalışma sayfasını farklı bir kağıt türüne (mektup, zarf, A5, A6, vb.)
ayarlamak mümkündür.
Normal Kenar Boşlukları: Bu seçenekle çalışma alanındaki kenar boşluklarını artırmak
veya azaltmak mümkündür.
1 Sayfa/Yaprak: Yazıcıdaki bir yaprağa kaç Word çalışma sayfasının (1 sayfa/yaprak, 2
sayfa/yaprak, 4 sayfa/yaprak, vb.) yazdırılacağı buradan belirlenir.
Yazdır penceresinin sağ tarafındaki alanda sayfamızın önizlemesini görebiliriz. Yazdırma
işlemi ile ilgili tüm ayarlamalarımızı yaptıktan sonra “Yazdır” düğmesini tıklayarak
yazdırma işlemini gerçekleştirebiliriz.

 Kaydet ve Gönder: Word programında yapılan çalışmalar, maile, web ortamına
veya farklı biçimlere aktarılarak kullanılabilir. Kaydet ve Gönder seçeneği
görünümü Şekil 3.25’te görülmektedir.


E-posta Kullanarak Gönder: Hazırlanan belgeyi MS Outlook programına ekleyerek eposta
ile göndermemizi sağlar.
Web’e Kaydet: Belgeye başka bir bilgisayardan erişmek ya da diğer kişilerin erişimine
sunmak için Windows Live Skydrive (Microsoft Office belgelerini ve fotoğrafları
paylaşmak için 25 GB ücretsiz çevrimiçi depolama alanı) aracılığıyla Web’e
kaydedilebilir. Şekil 3.26’da görüldüğü gibi bu paylaşımı gerçekleştirebilmek için
Windows Live ID (Hotmail/Messenger/Xbox Live) yöntemiyle oturum açmak gerekir.


SharePoint Uygulamasına Kaydet: SharePoint, çalışanların birlikte çalışmalarını, belgeleri
yönetmeyi ve paylaşımı sağlayan siteler kurmayı sağlar. Hazırlanan belge SharePoint
sitesine kaydedilebilir.

Web Günlüğü Postası Olarak Yayımla: Belge web günlüğü sitelerinde yayınlanabilir.
Word’den ilk defa web günlüğü postası yayımlıyorsanız, web günlüğü hesabınızı
kaydettirmeniz istenecektir. İsterseniz yeni web günlüğü hesapları ekleyebilir ya da var
olanı değiştirebilirsiniz. MS Word programının desteklediği web günlüğü siteleri şunlardır:

 SharePoint web günlüğü
 WordPress
 Blogger
 Windows Live Spaces
 Community Server
 TypePad

Dosya Türünü Değiştir: Word 2010 programında hazırlanan dosyalar “.docx” uzantısı
alır. Ancak önceki sürümlere uygun kaydetmek ya da farklı uzantılarda (doc, rtf, odt, txt)
kaydetmek istenirse bu seçenekten gerçekleştirilebilir. İşlem gerçekleştirildiğinde Farklı
Kaydet iletişim penceresi ekrana gelir, dosya mevcut türü ile kayıtlı kalırken ikinci
kopyasını belirlenen türde kaydedilir.


PDF/XPS Belgesi Oluştur: Hazırlanan belgeyi PDF veya XPS biçimine dönüştürmek için
bu seçenek kullanılır.

Yardım: Microsoft Office ile ilgili yardım seçeneklerine bu menüden ulaşılır.
Yardım seçeneği görünümü Şekil 3.28’de görülmektedir.


Microsoft Office Yardımı: Bu seçenek tıklandığında Şekil 3.29’da görülen Word Yardımı
penceresi ekrana gelir. Bu penceredeki arama seçeneği kelime yazılarak ya da gözat
kısmındaki kelimeler tıklanarak yardım konularına ulaşılabilir.


Başlarken: Word ile ilgili yeniliklere ve öğrenme yardımcısı kaynaklara ulaşmak için
kullanılır.
Bize Başvurun: Microsoft Office ile ilgili yardıma ihtiyaç duyulduğunda ya da Office’in
geliştirilmesi için yardımcı olacak fikirleri Microsoft firmasına ulaştırmak için iletişime
geçmeyi sağlar.
Güncelleştirmeleri Denetle: Microsoft Office için sağlanan en son güncelleştirmeleri
yüklemeyi sağlar.

Seçenekler: Word programı ile ilgili seçeneklerin bulunduğu penceredir. Word
seçenekleri Şekil 3.30.’da görülmektedir. Pencerenin sol sütununda sekmeler ve bu
sekmeler altında detaylı ayar seçenekleri bulunmaktadır.


Genel: Kullanıcı arabirimi seçeneklerinin değiştirildiği sekmedir. Seçenekler menüsü ilk
açıldığında gelen görüntü Genel (Şekil 3.30) sekmesine aittir.
Görüntü: Belge içeriğinin ekranda ve yazdırıldığında nasıl gösterileceği Şekil 3.31’deki
seçeneklerden değiştirilebilir.


Yazım Denetleme: Word programında metin düzeltme, biçimlendirme, yazım hataları gibi
işlemlerde kolaylık sağlayacak seçenekler Yazım Denetleme (Şekil 3.32) sekmesinden
gerçekleştirilir.


Kaydet: Belgeyi kaydetme işlemiyle ilgili kayıt türü, konumu, otomatik kaydetme gibi
seçeneklerin değiştirildiği (Şekil 3.33) menüdür.


Dil: Word programının dil ayarlaması buradan gerçekleştirilir. Metin düzenleme dilleri
eklenerek, dilbilgisi denetlemeleri, sıralama gibi bir takım dile özgü özelliklerden
yararlanılır.


Gelişmiş: Word’de metin düzenleme işlemleriyle ilgili detaylı ayarlamalar Gelişmiş
sekmesinden (Şekil 3.35) yapılır.

Şeridi Özelleştir: Şerit üzerindeki düğmelerin özelleştirilmesi buradan gerçekleştirilir.
Şerit içerisinde yeni sekmeler ya da sekme içerisinde yeni gruplar oluşturulabilir ve onlara
isimler verebiliriz. Soldaki listeden eklenecek komut seçilerek sekmeler listesinde
belirlenen sekme veya grup altına eklenir. Ya da eklenecek komutu tıklayıp sürükleyerek
ilgili sekme veya grubun üzerine bırakarak da ekleme işlemini gerçekleştirmiş oluruz.
Ekle/Kaldır düğmeleri seçilen komutu ekleme ve geri kaldırma işlemini sağlar. Yapılan
özelleştirmeleri sıfırlayarak varsayılan duruma dönüştürebiliriz. Ayrıca yapılan
özelleştirmelerin saklı tutulduğu dosyayı kaydederek Al/Ver düğmesi ile kaydedebiliriz.


Hızlı Erişim Araç Çubuğu: Word penceresinin sağ üst köşesinde görülen hızlı erişim araç
çubuğunu özelleştirmeyi sağlar. Şekil 3.37’de soldaki listeden komutlar seçilerek Ekle
düğmesiyle hızlı erişim araç çubuğuna eklenir. Kaldır düğmesi ile geri kaldırabiliriz.

Eklentiler: Microsoft Office eklentilerini görüntüler.
Güven Merkezi: Belgelerin bilgisayarda güvenli ve sağlıklı tutulmasına yardımcı olur.
Güven merkezi penceresi Şekil 3.38’de görülmektedir.


Güvenlikle ilgili ayarları gerçekleştirmek için Güven merkezi ayarları düğmesi tıklanır ve
ekrana Güven Merkezi penceresi (Şekil 3.39) gelir. Güvenilen yazılım, konum, belge,
eklenti ayarları, dosya engelleme ve gizlilik seçenekleri bu penceredeki sekmelerden
detaylı bir şekilde gerçekleştirilir.


Çıkış: Hazırlanan belgeyi ve Word programını kapatmayı sağlar. Belge üzerinde
değişiklik yapılmış ise çıkış yaparken kaydetmek için uyarı (Şekil 3.40) verecektir.
Kaydet düğmesi, kaydet iletişim penceresini ekrana getirir. Kaydetme seçeneği
belgeyi kaydetmeden kapatmamızı sağlar. İptal seçeneği ise çıkış işlemini iptal
ederek belgede kalmamızı sağlar.


Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir